--- title: "Planilla propia o tercerizada en Panamá: cuándo conviene cada una" url: https://radarpanama.com/planilla-propia-o-tercerizada-panama-cuando-conviene/ author: Daniela Bohórquez publisher: Radar Panamá date: 2026-10-13 modified: 2026-10-13 description: "Comparación de planilla propia y tercerizada en Panamá: obligaciones con la CSS y la DGI, qué dice el Código de Trabajo y cómo decidir." language: es license: Prensa12 LLC. Cita permitida con enlace a la URL original. --- # Planilla propia o tercerizada en Panamá: cuándo conviene cada una **En resumen:** la planilla propia conviene cuando la empresa tiene pocos trabajadores, procesos estables y una persona capacitada en legislación laboral; la tercerizada, cuando la nómina tiene varias modalidades, picos de trabajo o riesgo de errores con la CSS y la DGI. En los dos casos la empresa sigue siendo la empleadora y debe revisar lo que se presenta. Hay una distinción legal que pesa: tercerizar el cálculo de la planilla no es lo mismo que tercerizar personal, y el Código de Trabajo regula esto último con responsabilidad solidaria. Actualizado en octubre de 2026. Infografía de Radar Panamá con la comparación resumida del artículo. [Descargar infografía (PNG)](https://radarpanama.com/wp-content/uploads/2026/10/radar-osa5-infografia-es.png) | Criterio | Planilla propia | Planilla tercerizada | | --- | --- | --- | | Quién calcula | El equipo interno | El proveedor | | Quién presenta en SIPE | La empresa, con su firma digital | El proveedor, según su servicio | | Conocimiento legal | Depende de la capacitación interna | Parte del servicio contratado | | Ausencia del responsable | Riesgo si una sola persona lo sabe hacer | Cubre el equipo del proveedor | | Datos de los trabajadores | Quedan dentro de la empresa | Se comparten con el proveedor | | Crecimiento de la nómina | Exige más personal o herramientas | Se ajusta al alcance acordado | | Reportes y control | Los arma la empresa | Los entrega el proveedor | | Quién responde ante la ley | La empresa empleadora | La empresa empleadora | Cuadro de criterios elaborado con la información de los servicios que publica Panama Outsourcing en su web y con las normas citadas en las fuentes. No es una comparación de precios, que dependen de cada empresa y de cada proveedor. ## Dos cosas distintas: tercerizar planilla y tercerizar personal En Panamá, "outsourcing" se usa para dos servicios con consecuencias legales diferentes. El primero es tercerizar el proceso de la planilla: otra empresa calcula pagos, descuentos, horas extras y vacaciones, prepara las declaraciones y entrega los comprobantes, mientras los trabajadores siguen contratados por la empresa. El segundo es tercerizar personal: otra empresa pone a disposición trabajadores que ejecutan funciones para el cliente. Según la web de Panama Outsourcing, la firma ofrece las dos cosas por separado. Su servicio de [cálculo de planilla](https://panamaosa.com/calculo-de-planilla/) procesa la nómina quincenal o mensual con horas extras, feriados, comisiones, vacaciones, incapacidades y liquidaciones, prepara y presenta la planilla ante la CSS y genera comprobantes y reportes. Su servicio de [tercerización de procesos y de personal](https://panamaosa.com/tercerizacion-de-procesos/) cubre funciones operativas, administrativas y de soporte, y personal administrativo, operativo o temporal para proyectos y eventos. Esta guía se concentra en la primera y señala dónde la segunda cambia las reglas. **Dato clave:** tercerizar la planilla traslada el trabajo de cálculo y presentación a un proveedor, pero la empresa que contrata a los trabajadores sigue siendo la empleadora; el Código del Trabajo regula aparte, con responsabilidad solidaria, la tercerización de personal. ## Planilla propia frente a tercerizada La planilla propia da control total sobre los datos y encaja con nóminas pequeñas y estables. Exige que alguien conozca los recargos, las cuotas, las retenciones y los plazos, y que ese conocimiento no dependa de una sola persona. El blog del cliente comenta, en su entrada sobre [planilla en Excel frente a un software especializado](https://panamaosa.com/calculo-de-planilla-en-excel-por-que-es-mucho-mas-efectivo-contar-con-un-software-de-planilla-especializado/), que las hojas de cálculo tienen límites de seguridad e integración que un sistema dedicado mejora. Es un argumento del proveedor, aunque ayuda a plantear la pregunta: qué herramienta usa hoy la empresa y qué pasa si falla. La planilla tercerizada añade un equipo que se dedica a esto cada mes. Según la web de Panama Outsourcing, el servicio se adapta a pymes y a grandes empresas, maneja la información de los colaboradores de forma confidencial, entrega reportes e indicadores de gestión y puede incluir asesoría jurídico-laboral opcional. A cambio, la empresa comparte datos sensibles y debe revisar lo que se presenta, porque la responsabilidad sigue siendo suya. En [otra entrada del cliente sobre outsourcing de recursos humanos](https://panamaosa.com/que-es-el-outsourcing-de-recursos-humanos-y-como-funciona-en-las-empresas-modernas/) se enumeran ventajas del modelo; conviene leerlas junto con los riesgos que esa entrada no desarrolla: dependencia del proveedor, plazos de entrega de datos y claridad del alcance. ## Las obligaciones mensuales que no cambian Con cualquiera de los dos modelos, la empresa mantiene un calendario fijo de obligaciones. Cada una tiene un responsable dentro de la empresa, aunque la ejecute un tercero: - **Avisos de entrada y salida de trabajadores en SIPE.** Según el manual de la CSS para nuevos empleadores (edición de 2013), el [uso de la firma digital](https://www.css.gob.pa/sipe/MANUAL%20NUEVOS%20EMPLEADORES.pdf#page=19) en SIPE abarca la notificación de avisos de entrada y salida, las planillas mensuales y complementarias, las certificaciones de deuda o paz y salvo y los convenios de pago. - **Planilla mensual de la CSS.** El mismo manual indica que el empleador [presenta su planilla cada mes vía web](https://www.css.gob.pa/sipe/MANUAL%20NUEVOS%20EMPLEADORES.pdf#page=26) a través de SIPE, y que vincularse al sistema es [requisito indispensable](https://www.css.gob.pa/sipe/MANUAL%20NUEVOS%20EMPLEADORES.pdf#page=17) para las transacciones con la Caja. Las cuotas se detallan en la guía de Radar sobre la [cotización a la Caja de Seguro Social](/cotizacion-caja-seguro-social-panama-empleado-empleador/). La web del cliente también explica [qué es SIPE y por qué importa para la planilla](https://panamaosa.com/que-es-sipe-y-por-que-es-clave-para-la-planilla-de-una-empresa-en-panama/). - **Informe 03 de la DGI.** Informa las retenciones del impuesto sobre la renta por sueldos y otras remuneraciones. Según una [nota de EY sobre la Resolución 201-4853 de 2022](https://www.ey.com/es_ce/technical/tax/tax-alerts/panama-se-prorroga-el-plazo-de-presentacion-de-la-planilla-03), el plazo para los meses posteriores es de 60 días calendario siguientes al mes que corresponda. Ese plazo debe confirmarse en la DGI, porque la nota es de 2022. - **Contratos y reglamento interno.** El [artículo 191 del Código del Trabajo](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=40) obliga a adoptar un reglamento interno en toda empresa o establecimiento con diez o más trabajadores. - **Comprobantes y reportes.** Los comprobantes de pago por trabajador y los reportes de la nómina permiten revisar cualquier diferencia antes de una inspección o una reclamación. Una vista general de las demás obligaciones fiscales de una sociedad está en la guía de Radar sobre los [impuestos que paga una empresa en Panamá](/impuestos-que-paga-una-empresa-en-panama/). ## Lo que dice el Código si se terceriza personal Aquí cambia el marco legal. El [artículo 89 del Código del Trabajo](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=23) define al intermediario como la persona que contrata o interviene en la contratación de servicios de otras para ejecutar un trabajo en beneficio de un empleador. Los contratistas y subcontratistas con capital, equipo, dirección y elementos propios no son intermediarios sino empleadores, pero el beneficiario directo de la obra o el trabajo responde solidariamente de las obligaciones pendientes con los trabajadores cuando el trabajo es inherente, relacionado o conexo con el giro de sus actividades. El [artículo 90](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=24) añade que, cuando una empresa trabaja de manera exclusiva o principal para el beneficio de otra, esta última es considerada empleadora de los trabajadores de la primera, y ambas responden solidariamente por prestaciones e indemnizaciones. El [artículo 94](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=24) prohíbe los arreglos mediante los cuales una empresa proporciona a otra los trabajadores que necesita para su funcionamiento, y el [artículo 95](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=24) permite, con autorización previa del Ministerio de Trabajo, las empresas que proporcionan a sus propios trabajadores de forma temporal, por períodos que no excedan de dos meses, con responsabilidad solidaria de la empresa que los utiliza. Estas lecturas corresponden a la versión del Código con las modificaciones de la Ley 44 de 1995. Antes de firmar un contrato de personal tercerizado, conviene confirmar con un abogado laboral el texto vigente y el encaje del servicio concreto. La web de Panama Outsourcing indica que su equipo jurídico-laboral revisa y supervisa cada contratación. ## Cómo decidir: preguntas y criterios No hay una cifra de empleados que marque el cambio. Las preguntas que ordenan la decisión son estas: - ¿Hay una persona capacitada en recargos, cuotas y retenciones, y una segunda que pueda cubrirla? - ¿La nómina mezcla quincenas y meses, comisiones, turnos, feriados o incapacidades que complican el cálculo? - ¿Ha habido diferencias con la CSS, la DGI o reclamaciones de trabajadores por pagos mal calculados? - ¿La plantilla crece o tiene picos estacionales que obligarían a ampliar el equipo interno? - ¿La empresa puede entregar los datos de asistencia y cambios salariales a tiempo cada ciclo? - ¿Hay tolerancia para compartir información de los trabajadores con un proveedor, con un acuerdo de confidencialidad? Varias respuestas afirmativas en las tres primeras apuntan hacia un proveedor; respuestas afirmativas en la última y pocas complicaciones apuntan hacia la planilla propia. Un modelo mixto también existe: la empresa conserva la gestión diaria y encarga al proveedor las revisiones o los cierres más complejos. ## Qué preguntar a un proveedor de planilla - Qué incluye el servicio: cálculo, presentación en SIPE, Informe 03, comprobantes, liquidaciones. - Quién presenta cada declaración y quién conserva las claves y la firma digital. - Qué calendario de entrega de datos exige para cerrar cada quincena o mes. - Qué reportes entrega y cada cuánto. - Cómo se protege la información de los trabajadores. - Qué asesoría jurídico-laboral viene incluida y cómo se atienden las consultas; la web del cliente describe su [asesoría jurídico-laboral](https://panamaosa.com/asesoria-juridico-laboral/) como una revisión de contratos, reglamento interno, planilla y documentación disciplinaria. - Qué ocurre si hay un error y quién lo corrige ante la entidad. Este contenido es informativo y no sustituye la asesoría de un abogado laboral o de un contador. Los plazos y trámites de la CSS y la DGI cambian por resolución, y el manual de la CSS citado es de 2013; las fechas vigentes deben confirmarse en cada institución. **Preguntas frecuentes** ### ¿Qué es mejor, llevar la planilla en la empresa o tercerizarla? Depende del tamaño y la complejidad de la nómina y de si hay personal capacitado con respaldo. La planilla propia ofrece control directo; la tercerizada traslada el cálculo y la presentación a un especialista, aunque la empresa sigue siendo la empleadora. ### ¿Quién responde ante la CSS y la DGI si la planilla está tercerizada? La empresa empleadora sigue siendo la obligada, aunque un proveedor prepare y presente los documentos. Por eso conviene definir por escrito quién presenta cada declaración y revisar los comprobantes. ### ¿Qué obligaciones mensuales tiene una empresa con trabajadores en Panamá? Entre ellas, los avisos de entrada y salida y la planilla mensual en SIPE de la CSS, y el Informe 03 de retenciones del impuesto sobre la renta ante la DGI. El plazo del Informe 03 fue fijado en 60 días calendario por una resolución de 2022 y debe confirmarse en la DGI. ### ¿Es legal contratar personal a través de una empresa de outsourcing en Panamá? El Código del Trabajo regula el tema con responsabilidad solidaria del beneficiario y limita el suministro de trabajadores a modalidades autorizadas. Los artículos 89, 90, 94 y 95 de la versión consultada lo describen, y un abogado laboral debe confirmar el texto vigente. ### ¿Desde cuántos trabajadores conviene tercerizar la planilla? No hay un número fijado por ley. Conviene mirar la complejidad de la nómina, los errores previos, el crecimiento de la plantilla y si existe un respaldo interno para la persona que la lleva. ## Artículos relacionados - [Cotización a la Caja de Seguro Social en Panamá: qué paga el empleado, qué paga el empleador y qué cambió](/cotizacion-caja-seguro-social-panama-empleado-empleador/) - [Impuestos que paga una empresa en Panamá: renta, ITBMS, dividendos, Aviso de Operación y planilla](/impuestos-que-paga-una-empresa-en-panama/) - [Cómo abrir una empresa en Panamá: del pacto social al Aviso de Operación](/como-abrir-una-empresa-en-panama/) ## Fuentes - [Código del Trabajo de Panamá (Decreto de Gabinete 252 de 1971, con las modificaciones de la Ley 44 de 1995), Órgano Judicial](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=23): artículos 89, 90, 94 y 95, páginas 23 y 24 del PDF; [artículo 191, página 40](https://www.organojudicial.gob.pa/uploads/wp_repo/uploads/2016/11/c%C3%B3digo-detrabajo.pdf#page=40). - [Caja de Seguro Social, Manual para Nuevos Empleadores (2013)](https://www.css.gob.pa/sipe/MANUAL%20NUEVOS%20EMPLEADORES.pdf#page=17): SIPE, firma digital y planilla mensual, páginas 17, 19 y 26. - [EY, Panamá: se prorroga el plazo de presentación de la Planilla 03 (15 de julio de 2022)](https://www.ey.com/es_ce/technical/tax/tax-alerts/panama-se-prorroga-el-plazo-de-presentacion-de-la-planilla-03): Resolución 201-4853 y plazo de 60 días. - [Panama Outsourcing, cálculo de planilla](https://panamaosa.com/calculo-de-planilla/), [tercerización de procesos](https://panamaosa.com/tercerizacion-de-procesos/) y [asesoría jurídico-laboral](https://panamaosa.com/asesoria-juridico-laboral/): descripción de los servicios según la web. - [Panama Outsourcing, qué es SIPE](https://panamaosa.com/que-es-sipe-y-por-que-es-clave-para-la-planilla-de-una-empresa-en-panama/), [planilla en Excel o software](https://panamaosa.com/calculo-de-planilla-en-excel-por-que-es-mucho-mas-efectivo-contar-con-un-software-de-planilla-especializado/) y [outsourcing de recursos humanos](https://panamaosa.com/que-es-el-outsourcing-de-recursos-humanos-y-como-funciona-en-las-empresas-modernas/). - [Radar Panamá, cotización a la CSS](/cotizacion-caja-seguro-social-panama-empleado-empleador/), [impuestos de empresa](/impuestos-que-paga-una-empresa-en-panama/) y [cómo abrir una empresa](/como-abrir-una-empresa-en-panama/).