Contenido de esta guía
Los cuatro tipos de contrato según el DOE
No todos los contratos de mantenimiento cubren lo mismo. La guía del DOE los agrupa en cuatro tipos, y conocer la diferencia evita pagar por algo que no se recibe.
| Tipo | Qué cubre | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Cobertura total | Mano de obra, repuestos y materiales al 100%, más servicio de emergencia. | La guía advierte que un contratista poco confiable puede limitarse al mantenimiento mínimo hasta que termine el contrato. |
| Solo mano de obra | El contratista aporta la mano de obra; el dueño compra equipos y repuestos. Las emergencias pueden incluirse o atenderse en un plazo de horas pactado, con la mano de obra aparte. | A menudo incluye materiales menores como correas, grasa y filtros. |
| Mantenimiento preventivo | Tarifa fija y actividades programadas: cambiar correas y filtros, limpiar serpentines, lubricar motores, probar controles. | Puede incluir o no reparaciones y emergencias. Sin requisitos claros, el contrato puede ofrecer demasiado o muy poco. |
| Inspección | Un número fijo de inspecciones. | Consiste sobre todo en revisar y reportar al dueño. La guía lo considera menos riguroso que el preventivo. |
Fuente: Guía de O&M del DOE/FEMP, sección 3.8 (contratos). La guía es de 2010; su cita de que cerca del 40% de los edificios no residenciales contrata el mantenimiento de HVAC con terceros viene de un estudio de 1997.
Qué exigir antes de firmar
- Inventario de equipos. ASHRAE 180 pide que los componentes que afectan el desempeño del edificio estén inventariados. El contrato parte de esa lista.
- Tareas y frecuencias por equipo. La norma fija la frecuencia por tarea, no una visita única para todo. La guía de NREL para unidades de azotea, adaptada de ASHRAE 180-2018, lista filtros, serpentines y drenaje de condensado cada trimestre. Ver la guía.
- Informe escrito y registro. ASHRAE 180 pide registros con detalle suficiente para demostrar que el plan se ejecutó y que cada tarea quede documentada y archivada. La guía de la EPA recomienda cotejar los registros de mantenimiento con la lista de equipos.
- Emergencias definidas. NREL propone preguntar si las reparaciones de emergencia están incluidas, en qué días y horarios y en cuánto tiempo debe responder el contratista. Ninguna de las fuentes consultadas fija un número de horas: se pacta.
- Repuestos y materiales. El contrato debe decir quién los suministra y cuáles.
- Revisión periódica. El DOE recomienda revisar el contrato entero cada cierto tiempo. ASHRAE 180 solo permite reducir una frecuencia tras tres inspecciones sucesivas aceptables, y la reducción debe quedar documentada.
La guía del DOE añade dos consejos de compra: pedir de dos a cuatro propuestas y hacer a todos los candidatos las mismas preguntas. También advierte que los contratos con mucho texto genérico pueden resultar ambiguos y quedar abiertos a la interpretación del contratista.
Por qué conviene prevenir
La guía del DOE describe el mantenimiento reactivo como esperar a que el equipo se rompa, y cita estudios que estiman un ahorro de 12% a 18% con un programa preventivo. Añade que muchas instalaciones que solo reparan podrían ahorrar más del 18%. Son estimaciones de estudios previos, no una medición propia. La guía, capítulo 5 explica además que el mantenimiento preventivo hace funcionar el equipo con más eficiencia y lo acerca a su vida de diseño.
La EPA va en la misma dirección en su guía para propietarios de edificios: aplazar el mantenimiento hasta que aparezcan fallas o quejas es una falsa economía, y el programa preventivo debe estar presupuestado y ejecutado, no solo planeado en papel.
Cómo lo plantea Climatiza Panamá
Climatiza Panamá, empresa de servicio técnico de climatización de Ciudad de Panamá, ofrece su mantenimiento de aire acondicionado en tres niveles. Según su página, cada propuesta se arma a partir de un levantamiento de activos y no de un cálculo genérico, y el costo depende de la cantidad de equipos, su tipo, su estado y la frecuencia de visita.
| Nivel | Qué incluye | Pensado para |
|---|---|---|
| Básico | Visitas preventivas programadas, informe escrito por visita, tarifa preferente en correctivos y atención en horario laboral. | Oficinas, tiendas individuales y comercio pequeño. |
| Prioritario | Lo del nivel básico, más línea prioritaria de atención y correctivo menor incluido. | Restaurantes, hoteles pequeños, tiendas de cadena y clínicas. |
| Integral | Lo anterior, más gestión completa del parque de equipos, limpieza de ductos programada, reposición de consumibles, plan de renovación de equipos e interlocutor asignado. | Hoteles, torres, cadenas y grupos de franquicia. |
Datos de la página de mantenimiento de Climatiza Panamá.
Dos de los puntos de la lista anterior aparecen en esa oferta de forma explícita: el informe escrito por visita, que es el registro que piden ASHRAE y la EPA, y la línea de atención prioritaria para las emergencias.
¿Qué nivel le corresponde a su operación?
Climatiza Panamá parte de un levantamiento de los equipos y propone el contrato según el parque, el uso y la frecuencia de visita.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un contrato de mantenimiento de aire acondicionado?
Inventario de equipos, tareas con su frecuencia, informe escrito por visita, qué pasa en una emergencia y quién suministra repuestos y materiales.
¿Cada cuánto debe visitar el técnico?
No hay una frecuencia única. ASHRAE 180 la define por tarea y por tipo de equipo, y permite ajustarla según el clima y el uso. Climatiza indica que su propuesta depende de la cantidad de equipos, su tipo, su estado y la frecuencia de visita.
¿Qué diferencia hay entre un contrato preventivo y uno de inspección?
El preventivo programa tareas concretas, como cambiar filtros y limpiar serpentines. El de inspección consiste sobre todo en revisar y reportar, y el DOE lo considera menos riguroso.
¿Un contrato cubre las emergencias?
Depende del tipo. El de cobertura total sí; en los demás puede incluirse o no. Climatiza indica que sus clientes con contrato tienen línea prioritaria de atención y tarifa preferente en correctivos.
¿Cuánto cuesta un contrato de mantenimiento?
Depende de la cantidad de equipos, su tipo, su estado y la frecuencia de visita, según Climatiza. Por eso la propuesta parte de un levantamiento de los equipos.
Artículos relacionados
Fuentes
- DOE/FEMP, Guía de operación y mantenimiento, sección 3.8, tipos de contrato.
- DOE/FEMP, Guía de operación y mantenimiento, capítulo 5, mantenimiento preventivo y reactivo.
- ASHRAE, estándar 180, inspección y mantenimiento de sistemas HVAC comerciales. Texto normativo de la edición 2012.
- NREL, guía de mantenimiento de unidades de azotea (RTU), tareas y frecuencias.
- EPA y NIOSH, Building Air Quality, mantenimiento preventivo en edificios.
- Climatiza Panamá, niveles de mantenimiento.
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